Виды коммуникаций

Алан-э-Дейл       28.05.2022 г.

Формы делового общения

Говоря на эту тему, нельзя не вспомнить 2 цитаты: одна из древнего философа Гая Саллюстия Криспа: «От единства растут ничтожные вещи, от разобщенности гибнут величайшие», а другая из легендарного С.П. Королева, который вывел Россию в космос: «Кто хочет работать — ищет «средства», кто не хочет — «причины»». Распространенными формами делового общения в работе менеджеров, юристов, являются деловые переговоры, совещания, переговоры, конференции, различные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдаемая на всех уровнях делового общения в связи с развитием в области информационных технологий, приводят к необходимости быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит, к организации и внедрению инновационных форм делового общения, таких как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров. Характеристики каждой формы делового общения включают следующие критерии:

  • Цель мероприятия (зачем?);
  • аудитория (кто?, с кем?, для кого?);
  • правила (как долго?);
  • коммуникативные средства реализации намерений (как?);
  • Организация пространственной среды (где?);
  • Ожидаемый результат (что это?, что «выйдет»?).

Наиболее распространенным методом контакта является беседа. В деловом разговоре различаются явные цели, интуитивные резоны и бессознательные мотивы. В отличие от разговора, беседа — это форма ситуативного контакта. Цель такого общения — обмен информацией по определенной теме

В разговоре участвуют как минимум двое, время зависит от важности темы и способностей участников разговора. Коммуникативные средства обычно характерны для разговора: Обмен репликами, вопросы и ответы, мнения и оценки.Ситуационный контакт обычно включает следующие элементы: обращение; запрос (вопрос, запрос информации или описание ситуации); ответ (представление информации или описание ситуации); координация действий (взаимодействие); ожидаемый результат (совместные действия, соглашения, решения)

Для достижения ожидаемого результата необходимо, чтобы все компоненты беседы были разумны и мотивированы, а пространственная среда была организована таким образом, чтобы не было постороннего вмешательства и, при необходимости, соблюдалась конфиденциальность. Эффективность беседы, как и во всех жанрах общения, может зависеть не только от компетентности участников, но и от манеры осанки, движений, культуры речи и умения слушать, самонаправленности и способности «задавать тон», формулировать собственное суждение, обосновывать возражения.

К основным функциям любой деловой беседы можно отнести следующие: начало инновационной деятельности и процессов; контроль и координация уже начатой деятельности, действий; обмен информацией; взаимное общение сотрудников организации, межличностные и деловые контакты; поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиск, предложение и оперативная разработка новых идей и планов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

Деловые переговоры обычно планируются заранее. В процессе подготовки определяется тема интервью, круг вопросов для обсуждения и основные намерения, которые необходимо реализовать. При проведении интервью часто используются различные документы и материалы, которые также должны быть подготовлены заранее

Особое внимание следует уделить проработке процесса интервью: Подумайте, какие вопросы вы хотите задать собеседнику; определите желаемый конечный результат; назначьте время и место проведения интервью; определите стратегию и тактику. С другой стороны, не перебивайте речь собеседника; негативно оценивайте его высказывания; подчеркивайте разницу между собой и партнером; сильно ускоряйте темп разговора; вторгайтесь в личную зону партнера; пытайтесь обсудить вопрос, не обращая внимания на то, что партнер взволнован; не стремитесь понять психическое состояние партнера в момент разговора

Правильное ведение деловых бесед помогает повысить производительность на 20-30%. Некоторые компании за рубежом имеют в своем штате специализированных интервьюеров, которые хорошо владеют искусством ведения деловой беседы.

Правила делового этикета

Перечисленные ниже правила просто необходимо соблюдать, поскольку это:

  • сформирует имидж делового человека, с которым можно вести деловые отношения;
  • поможет правильно себя вести во время деловых переговоров, встреч, конференций;
  • поможет правильно и красиво выйти из затруднительных или спорных ситуаций и во время общения с деловыми партнерами;
  • возможность на собственном примере показать подчиненным, как необходимо общаться с партнерами;
  • придаёт уверенность вам, как личности и руководителю и увеличит авторитет.

Пунктуальность

Время один из самых ценных ресурсов и он не восполняемый.

Старайтесь никогда не опаздывать на деловые встречи или в гости, поскольку деловые люди уделяют этому особое внимание. Многие бизнесмены не желают вести деловые отношения с теми, кто не ценит время

Многие бизнесмены не желают вести деловые отношения с теми, кто не ценит время.

Рекомендую почитать Правила этикета и хорошие манеры в обществе

Вежливость

Искренняя улыбка является визитной карточкой многих успешных бизнесменов. Вежливое общение с коллегами и партнерами по работе помогут вашему бизнесу развиваться и процветать.

Тактичность

В деловых кругах принято помнить про чувство меры и чувство такта. Есть определенные темы, которые могут вызвать негативное или агрессивное поведение собеседника.

Во время переговоров или общения вы должны избегать подобных тем, чтобы не ставить партнера в неудобное положение.

Скромность

Данная черта всегда красит и возвышает человека во время общения. Скромный и уверенный в своих силах человек всегда вызовет симпатию на переговорах или в рабочем коллективе.

Деликатность

Во время делового общение необходимо уважительно и мягко общаться с партнером несмотря на политические взгляды, национальность, внешний вид, пол и прочее.

Вы должны уважительно отнестись к решению или мнению коллеги по любому вопросу.

Самообладание

Нормы делового этикета обязывают не терять контроль над своими чувствами, быть сдержанным и дружелюбным.

В любой ситуации необходимо сдерживать свои эмоции адекватно реагировать на любое решение партнеров или руководства.

Добросовестное отношение к труду

Один из основных показателей, которые в вас будет ценить руководство компании. Если вы ответственный работник, дающий компании хорошую прибыль, умеете договариваться с партнерами, имеете свои нестандартные подходы в решении сложных задач, то вас будут ценить и поощрять.

Решать различные семейные дела, общаться с друзьями в рабочее время не принято.

Коммуникативное поведение представителей различных национальностей

В деловых и межличностных отношениях важно учитывать национальные особенности коммуникативного акта. Это особенно важно, если вам нужно установить контакты с представителями других государств и культур. Стоит отметить такие интересные моменты:

Стоит отметить такие интересные моменты:

  1. Американцы больше всего ценят индивидуальность и права личности. Внешне это может показаться проявлением эгоизма. Тем не менее, уважая себя, американцы аналогичным образом относятся к собеседникам. Они предпочтут неофициальное общение чопорному деловому этикету. При этом в разговоре они любят мериться материальными успехами, а также обсуждать свои хобби.
  2. Французы отличаются галантностью. Они любят демонстрировать красноречие и с недоверием относятся к «молчунам». Система образования направлена на то, чтобы воспитывать независимых людей, умеющих критически мыслить. Это сказывается и на общении. Деловые связи стараются устанавливать через общие знакомства.
  3. Англичане сдержанны и даже замкнуты в общении. Они не склонны к откровенным разговорам, а потому может возникнуть ощущение недосказанности и недоверия. Многословность считается признаком дурного тона.
  4. Арабы с трепетным уважением относятся к своим традициям. Речевой коммуникативный акт нередко сопровождается рассказами об особенностях и победах своей страны. При этом абсолютно неприемлемо, чтобы деловые вопросы решались с женщинами. При общении с иностранцами арабы радушны, учтивы и вежливы, но держатся на некотором расстоянии.
  5. Австралийцы очень говорливы и любят спорить в процессе беседы. Представители этой нации не любят суеты, а также чрезмерной педантичности. С ними себя нужно вести спокойно и естественно.

Теории межличностных коммуникаций[ | ]

  • Теория снижения неопределенности заключается в том, что незнакомые люди после знакомства проходят определенные стадии, чтобы снизить неопределенность по отношению друг к другу, и формируют представление о том, нравятся ли они друг другу или нет.
  • Теория социального обмена — человеческое взаимодействие сравнивается с экономической сделкой, в связи с тем, что коммуниканты стремятся максимизировать выгоду и минимизировать затраты. Человек раскроет информацию о себе в том случае, когда соотношение затрат и выгод будет для него приемлемым. Основным содержанием данной теории являются предполагаемые выгоды или издержки в отношениях.
  • Теория символического взаимодействия — сосредоточена на том, какое место и какую роль в обществе занимают люди посредством взаимодействий. Мотивом к взаимодействию у людей являются значения, которые они приписывают людям, вещам и событиям.
  • Теория социального проникновения — разрабатывает положение о взаимности поведения между двумя людьми, которые находятся в процессе развития отношений. Такое поведение может варьироваться в зависимости от невербального обмена информацией, межличностного восприятия. Поведение зависит от различных уровней близости, которая возникает во время отношений.
  • Теория ожидаемых нарушений — объясняет взаимосвязь между невербальной передачей сообщений и интерпретациями невербального поведения у людей. Люди имеют определенные ожидания относительно невербального поведения, основанные на социальных нормах, прошлом опыте и ситуационных аспектах этого поведения.
  • Теория регулирования интимных признаний в межличностных отношениях — теория связана с тем, как люди договариваются об открытости и неприкосновенности частной жизни в соответствии с сообщаемой информацией. Эта теория фокусируется на том, как люди в отношениях управляют границами, которые отделяют общественность от частной жизни.

Стили делового общения

Выделяют не только виды деловых коммуникаций, но и стили. Когда речь идет о профессиональном взаимодействии, чаще всего используются следующие:

  1. Официально-деловой. В свою очередь, имеет административно-канцелярский, законодательный и дипломатический подстили. Для деловой беседы характерны речевые клише и определенные коммуникативные формы.
  2. Научный. Используется при подготовке докладов, выступлений на семинарах и лекциях.
  3. Публицистический. Сюда относится любое выступление на публике, в том числе через средства массовой информации.
  4. Разговорно-бытовой. Неформальные отношения имеют место и в профессиональной среде, а в отдельных компаниях даже поощряются. Не всегда же коллеги общаются исключительно с помощью докладных записок. Однако необходимо понимать, где такой стиль уместен, а где нет.

Понятие термина деловое общение

Деловое общение — это вид общих коммуникаций, направленный на взаимодействие между двумя или более сторонами по вопросам бизнеса. Общение происходит на профессиональном уровне, применяются возможности делового этикета для достижения конкретных целей и принятия решений.

Данный вид общения встречается в профессиональной среде. Во время него обсуждаются вопросы карьеры, деловых навыков, умений. В ходе деловой беседы люди обмениваются опытом, знаниями, обсуждается какая-то проблема и находятся пути ее решения. В результате таких разговоров люди завязывают важные связи, получают нужные контакты, подписывают документы. Любой бизнес основан на деловых коммуникациях, как внутри компании, так и с внешними партнерами, конкурентами, клиентами, инвесторами и пр.

Принципы общения

Результат успешных переговоров зависит от того, насколько будет создана атмосфера. Партнеры должны максимально комфортно чувствовать себя во время общения. Этому способствует знание основных принципов делового общения, которых рекомендуется придерживаться.

Контроль над ситуацией

Необходимо, чтобы каждый участник общения контролировал свои эмоции. Они могут за секунду разрушить отношения, которые были построены очень давно. Нельзя реагировать на человека даже, если он повел себя несдержанно. Бизнес и эмоции — это несовместимые вещи.

Умение слышать своего собеседника

Очень важно, чтобы партнёры могли слышать друг друга и внимательно относились к мнению оппонента. Недопустимо, чтобы один из участников говорил только о своих интересах, не учитывая другие

Принципы общения

Такое общение не принесёт никаких положительных результатов.

Умение сосредоточиться на главном

В процессе беседы важно сконцентрировать внимание. Это необходимо, чтобы в период общения не ускользнул важный момент. Грамотный специалист умеет заострить внимание людей на теме, когда увидит, что партнеры перестали его слушать и вникать в обсуждение

Грамотный специалист умеет заострить внимание людей на теме, когда увидит, что партнеры перестали его слушать и вникать в обсуждение.

Умение отделять личные отношения от бизнеса

Никогда нельзя в деловой беседе смешивать личные отношения к своему собеседнику с рабочими моментами. В период взаимодействия с партнерами нужно забыть о симпатиях и антипатиях. Часто случается, что оппонент не очень приятный человек, но он может быть полезен для развития бизнеса.

Это основные принципы делового общения, которые должен знать каждый специалист, чтобы вести правильные переговоры и создать хорошую деловую репутацию для себя.

Стили

Знание правил делового общения позволяет человеку стремительно подниматься по карьерной лестнице, повышая статус и значимость в социуме. В процессе совершенствования у индивида формируется определенный стиль поведения, который зависит в большинстве случаев от вида деятельности:

  1. Гуманистический. Данный подход набирает всё большую популярность, так как предполагает оказание поддержки и совместный поиск решения задачи. Сотрудника воспринимают как личность с индивидуальными качествами, принимая в расчет его эмоции и характер;
  2. Манипулятивный. Руководитель или коллега использует собеседника в качестве инструмента для достижения конкретных целей. К примеру, личный строгий контроль над выполнением задач является манипуляцией одного партнера над другим;
  3. Ритуальный стиль, в отличие от гуманистического, подразумевает создание нужного статуса в социуме. Деловые и личностные качества стираются на фоне некой «маски», характеристики которой были заданы заранее. Это ежедневная роль для каждого сотрудника, сформированная индивидуально.

Знание коммуникативной политики позволяет наладить деловые контакты, потому как деловое общение является неотъемлемой частью управления организационными процессами. Владельцы, менеджеры и сотрудники должны эффективно передавать свои мысли и идеи другим людям, работающим в компании и за ее пределами.

Вербальный

Данный тип коммуникации в работе является словесной передачей информации. Вербальное общение может принимать вид собраний, личных бесед, телефонного разговора и видеоконференции. Она является наилучшим видом делового общения, так как позволяет собеседникам визуально оценивать друг друга.

Невербальный

Невербальное общение представляют деловые заметки, официальные письма, документы и различные объявления. Для того чтобы отправить однотипное сообщение нескольким лицам, невербальная коммуникация имеет практическое значение. Оно может помочь при передаче технических инструкций и продемонстрировать диаграммы, графики, которые необходимо просмотреть для работы.

Также невербальное общение при личной встрече выражается в различных жестах, позах и мимике. Поведение несет в себе дополнительную информацию для собеседника и помогает ему сделать соответствующие выводы.

Электронный

Технологии позволили открыть новые формы делового общения. Электронная почта, веб-конференции, социальные сети позволяют вести бизнес-общение с несколькими лицами одновременно. Официальные сайты компаний снижают уровень общения с потребителем, одновременно демонстрируя сильные качества и особенности фирмы.

Однако в установке деловых отношений важно прямое общение, которое помогает установить зрительный контакт и составить визуальное представление о собеседнике. Важно, чтобы обе стороны находились в одном времени и пространстве, так как для участников необходимо произвести приятное впечатление

Личное присутствие способно оказать сильное влияние на весь процесс делового общения.

В зависимости от ситуации прямой контакт не всегда возможен. Ровно, как и обсуждение вопроса с несколькими лицами создает барьер для обмена информацией. Следовательно, деловое общение принимает иную форму взаимодействия:

  • Деловая переписка. Приказы, письма и постановления являются непрямой формой коммуникации. Письменная форма общения необходима для разрешения конфликтных или острых ситуаций как внутри организации, так и между юридическими лицами;
  • Пресс-конференция предполагает информирование общества для обсуждения актуальных вопросов посредством встречи официальных лиц с представителями средств массовой информации;
  • Совещание. Проводится непосредственно внутри организации с целью постановки и разрешения задачи между сотрудниками. Руководителю необходимо обсудить рабочую деятельность с несколькими сотрудниками одновременно.

В ходе профессиональной деятельности возникают различные ситуации, которые охватывают формы делового общения. Некоторые невозможно решить без конфликтов, другие требуют толерантного подхода. Процесс затрудняют эмоциональные всплески индивидуумов, отстаивающих собственную точку зрения.

Стили деловой коммуникации и управления

Существуют несколько стилей подачи информации в деловом общении. Для каждого из них характерны свои особенности.

Авторитарный

Такое взаимодействие основывается на власти руководителя над своими подчинёнными. Директор хочет, чтобы все задачи, которые он ставит перед своими сотрудниками, были выполнены в строго установленные сроки. При этом мнение ни одного из работников не учитывается.

Вторитарный стиль

Такой стиль подразумевает под собой только обозначение идеи и распределение обязанностей. Выбор такого делового стиля психологи считают негативным для компании. Подчинённые которые не могут проявлять инициативу, быстро теряют интерес к работе.

Демократический

Наиболее предпочтительным психологи называют демократический стиль общения. Он основывается на слаженной деятельности всех сотрудников коллектива. Работники имеют право заявить о своих идеях, выразить своё мнение.

Для руководителя важно, чтобы каждый его сотрудник мог самореализоваться. Директора, которые выбирают демократический стиль общения, отличаются дружелюбность и справедливостью

Цель их работы, чтобы компания развивалась благополучно.

Демократический стиль

Такой тип взаимодействия помогает каждому человеку подчеркнуть свою значимость в компании. Кроме того, постоянное общение с руководителем, который готов прийти на помощь, помогает сотрудникам приобрести полезный опыт и почувствовать себя уверенней.

Важно! На практике деловое взаимодействие, которое построено на демократии, приносит хорошие результаты в развитии организации

Попустительский

Тип характеризуется ярко выраженным равнодушием руководство к труду своих сотрудников. Чаще всего так себя ведут молодые руководители, которые не имеют опыта ведения бизнеса. Такой тип не может быть эффективным, и никаким образом не влияет на развитие компании.

Официально-деловой

Он применяется руководителями для подписания договоров или составление деловых документов. Это самый важный стиль на совещаниях и переговорах. Начальник, который умеет и владеет официально-деловым стилем является грамотным специалистом.

Организация бизнес коммуникации

При организации делового общения действуют определенные правила. Они касаются подготовки с учетом разного результата, как позитивного, так и негативного. Требуется планировать время, создать соответствующую обстановку, подготовить свое эмоциональное состояние, ознакомиться с информацией о партнере.

Место общения не должно отвлекать, мешать коммуникации. При необходимости нужно предусмотреть оснащение – приготовить вспомогательные материалы, какие-то нужные документы и пр. Выбирая стратегию, тактику, следует определить направление, понять, чем можно будет пожертвовать в ходе общения. Процесс непосредственной коммуникации необходимо начинать с установления контакта с целью добиться создания благоприятной атмосферы. Важен процесс обмена информацией. Нужно уметь задавать вопросы, слушать оппонента, наблюдать за его поведением, правильно анализировать реакции собеседника.

Принципы корпоративного диалога

В современном обществе люди осознанно соблюдают правила делового общения для достижения конкретных целей в корпоративной среде. В бизнесе мало занимать определенную должность, необходимо также укреплять взаимоотношения с разными людьми. Большое значение имеет следующее:

Умение располагать к себе людей и держаться в обществе – это важные аспекты корпоративного диалога. Для этого необходимо уметь четко и ясно формулировать свои мысли, грамотно аргументировать свою точку зрения.
Аналитические данные и способность быстро принимать решение – всегда на вашей стороне

При общении с партнерами помните о том, что все стороны заинтересованы в быстром разрешении спорных моментов.
Важно учитывать культурные особенности и национальные традиции собеседника: несомненно, некоторые обычаи и нормы, принятые в другой стране, могут казаться неприемлемыми или оскорбительными.

Деструктивные формы общения

Основаны на негативных эмоциях и чаще всего приводят к неудачному завершению разговора и возможному завершению партнерских отношений. Это такие эмоции, как злость, агрессия, эгоизм, обида.

К таким формам взаимоотношений относят и нежелание общаться, умалчивание информации. Такие отрицательные качества человека как лицемерие, хитрость, зависть, язвительность, цинизм наносят общению вред.

Императивное общение (подавление) один из видов деструктивного общения. Это авторитарное, повелительное взаимодействие. Цель такой беседы — это подчинение одной стороной другую, получить контроль над поведением и мыслями партнера. Как следствие принудить его действовать в выгодном для другого направлении.

В ходе императивного общения не учитываются индивидуальные качества человека, его цели и желания. “Сильная” сторона действует по принципу: “Я так сказал!”, подключая для этого шантаж, угрозы и другие разрушающие методы. Результат такого общения отрицательный, появляется стресс и другие негативные реакции.

Понятие термина деловое общение

Деловое общение — это вид общих коммуникаций, направленный на взаимодействие между двумя или более сторонами по вопросам бизнеса. Общение происходит на профессиональном уровне, применяются возможности делового этикета для достижения конкретных целей и принятия решений.

Данный вид общения встречается в профессиональной среде. Во время него обсуждаются вопросы карьеры, деловых навыков, умений. В ходе деловой беседы люди обмениваются опытом, знаниями, обсуждается какая-то проблема и находятся пути ее решения. В результате таких разговоров люди завязывают важные связи, получают нужные контакты, подписывают документы. Любой бизнес основан на деловых коммуникациях, как внутри компании, так и с внешними партнерами, конкурентами, клиентами, инвесторами и пр.

Гость форума
От: admin

Эта тема закрыта для публикации ответов.